行政部日常的工作流程如何设计?
有人说行政工作好人不爱干,一般人还干不好,你怎么看?下面分享一下行政管理的主要工作流程。
一、总部文件收发,监督执行力度:
收文→发文→存档→执行→反馈
1、收取总部各类发文
2、根据发文范围及发文方式进行文件的发放,作好《文件传阅单》或电子回执记录;
3、根据编码规则及序列号等归类存(电子/纸质)档;
4、监督、跟踪发文的执行情况及意见反馈;
5、根据执行情况提出相关意见或建议。
二、分公司文件起草、审核、执行:
起草/审核→审批→编号→发文→存档→执行→反馈1、起草或审核分公司行政文书,编号,相关部门会签;
2、提交相关上级审批;
3、根据编码规则及文件格式进行文书编号、格式化;
4、根据发文范围及方式下发文书;
5、根据编码规则及序列号归类存档;
6、监督、跟踪下发文书的执行情况及意见反馈;
7、根据执行情况,提出相关意见或建议。
三、组织各类工作会议,做好会议记录,整理会议纪要:
通知→会议记录→会议纪要→审核→发放→反馈
1、根据总监指示,以邮件、张贴或直接通知等方式发布会议通知,会议通知涵盖时间、地点、对象、主题等;2、进行会议记录,会议记录完整、真实
3、整理会议纪要,会议纪要整理的力求及时、详尽、真实、一目了然;4、提交总监审核会议纪要;
5、发送会议纪要至相关邮箱;
6、会议记录要存档,存档要完整、易查,实现管理的可持续性;
7、会议内容执行跟踪与反馈。
四、负责审核资产及办公用品的采购、发放、月/季度盘点等日常管理:
1、根据相关制度,审核行政专员提交的各类表单,提出相关意见;
2、审核通过的表单提交相关上级进行审核批准;
3、抽查资产及办公用品使用、库存情况,审核月/季度盘点表;
4、提交相关部门会签,上级审核、批准;
5、提交并存档盘点表。
五、负责分公司、区域各类报表(基本状况表、经营月报、经理述职、行政数据分析等)及时编制、审核、提交:
1、收集各类报表,及时提醒各类报表的提交;
2、检查各部门提交报表的规范性、内容完整性;3、整理/分析/整合各类报表;
4、提交总监审阅各类报表;
5、提交所需报表至总部或相关部门。
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